Архивная опись - это систематизированный перечень названий книг (дел), хранящихся в архиве учреждения. Ключевое предназначение описи заключается в систематизации и учете дел. Правильно составленная опись помогает максимально ускорить процесс поиска необходимых документов.

 

 

Описи разделяются на три основных вида и зависит от типа вносимых документов:

  • Опись дел постоянного хранения (хранятся вечно);
  • Опись дел длительного хранения (по личному составу – 75 лет);
  • Опись дел временного хранения (от 1 до 10 лет);

 

Идентифицировать дело в описи позволяют определенный перечень его признаков:

  • порядковый номер дела;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • крайние даты документов дела;
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела.

При необходимости в опись могут быть включены другие дополнительные элементы идентификации.

 

 

Важным нюансом является то, что описи составляются только по прошитым и оформленным книгам. Не наоборот!

 

Опись состоит из титульного листа, содержания, списка сокращений, предисловия, собственно информационной части и итоговых записей. Оформление осуществляется на украинском языке и не зависит от языка документов, прошитых в деле.

 

Согласно приказа «Про утверждение правил работы архивных подразделений…» зарегистрированного Минюстом Украины от 08.05.2001 р., № 407 – подготовленные описи дел длительного и постоянного срока хранения заверяются на заседании экспертно-проверочных комиссий соответствующих архивных учреждений.

 

Архивная опись играет важную роль в обеспечении сохранности и быстрого доступа к документам. Умение правильно описывать документы - это главный навык и показатель профессиональной компетенции архивиста. Компания «АРХИВ ПЛЮС» имеет многолетний опыт в проведении архивных работ. Документы Вашей организации будут скрупулёзно отобраны, сформированы и переплетены в книги, созданные описи будут своевременно заверены в Государственном архиве Украины.

 

 

Звоните нам! Мы сохраним Ваши документы!

  

 

 

Выберите интересующий Вас этап архивации документов


Оставьте заявку на любую услугу

и получите бесплатно консультацию о состоянии ваших документов