Комерційним організаціям
Збереження та списання документів
У процесі діяльності будь-якої комерційної організації накопичується велика кількість документів, що містять інформацію з різним ступенем важливості.
До першої групи належать документи тимчасового терміну зберігання, які можуть бути знищені після закінчення терміну їх дії. Це первинні документи, термін зберігання яких становить від 1 до 10 років.
До другої групи належать документи тривалого терміну зберігання. В основному це документи з особового складу організації (термін зберігання 75 років), а також документи, термін зберігання яких перевищує 10 років. Такі документи зберігаються на підприємстві, а у разі ліквідації обов’язково передаються до Департаменту архівної справи міста Одеси.
Зважаючи на реалії нашої держави, кожна комерційна організація може зіткнутися з ситуацією, коли, наприклад, Пенсійний фонд або КРУ здійснює повторну перевірку діяльності організації за періоди, які вже були закриті попередньою податковою перевіркою. У такому випадку перевіряючий орган може вимагати первинні документи підприємства, термін зберігання яких уже минув.
У такій ситуації організація повинна надати запитані документи або підтвердити факт їхнього законного знищення. Якщо документи, що підтверджують законне знищення, відсутні, перевіряючий орган може вимагати відновлення документів за відповідний період.
Щоб уникнути подібних ситуацій, необхідно щорічно проводити списання документів, термін зберігання яких минув, за процедурою, регламентованою чинним законодавством України.
Типи документів за терміном зберігання:
- Документи тимчасового зберігання – підлягають знищенню після закінчення термінів зберігання. Термін зберігання: від 1 до 5 років.
- Документи тривалого зберігання (більше 10 років) – необхідні для довідкового та практичного використання. До них належать документи, які зберігаються до повної ліквідації підприємства.
- Документи з особового складу – термін зберігання до 75 років. Сюди входять:
- Накази про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення.
- Особові рахунки працівників.
- Відомості про нарахування заробітної плати тощо.
Зберігати всі документи, що накопичилися, недоцільно, оскільки для цього потрібні додаткові приміщення та ресурси для обслуговування архіву.
Експертиза цінності документів
На підприємствах слід систематично проводити експертизу цінності документів. Ця процедура здійснюється під керівництвом експертної комісії, яка створюється відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про засади та критерії визначення цінності документів.
Експертна комісія аналізує документи, визначає їхню цінність та ухвалює рішення про їхнє подальше зберігання або знищення відповідно до законодавства.