ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІІ
Якщо Ви читаєте цю сторінку, значить у Вас, швидше за все, виникло щонайменше одне з наступних питань:
- Як знищити застарілі документи перед черговою перевіркою?
- Як звільнити офіс від завалу документів?
- Як упорядкувати та зберегти документи за особовим складом?
Почнемо з того, що будь-яка організація має право знищити свої документи, якщо строк їх зберігання минув. АЛЕ! Це можливо лише за певної умови.
Ви маєте мати Акт про виділення справ до знищення, завірений Державним Архівом.
Як отримати Акт про виділення документів на знищення?
Для цього Вам необхідно виконати п’ять простих кроків:
КРОК 1
КРОК 2
Впорядкування кадрових документів тривалого терміну зберігання (75 років):
- Документи щодо нарахування заробітної плати працівникам (особові рахунки, відомості щодо нарахування та виплати заробітної плати).
- Накази з особового складу (прийом на роботу, переведення на посаду, звільнення, матеріальні заохочення, відпустки власним коштом).
- Штатний розклад
- Трудові договори (контракти)
- Картки звільнених працівників
- Щомісячна звітність до Пенсійного фонду України (табл. №6) тощо.
Що потрібно зробити:
- Провести експертизу цінності документів.
- Відібрати із загальної маси документи тривалого зберігання.
- Прошити їх у книги (справи).
- Скласти «ОПИС» справ за особовим складом у готових справах.
Ці документи залишаються у Вашій організації на відповідальному зберіганні на період, передбачений законодавством України.
КРОК 3
Вам необхідно скласти «АКТ» про виділення до знищення документів тимчасового зберігання (від 1 до 15 років). Вони також відбираються із загальної маси документів у процесі експертизи цінності, після чого описуються.
До цього типу документів належать:
- Первинна бухгалтерська документація (рахунки, акти виконаних робіт, податкові накладні, банківські виписки тощо).
- Деякі види договорів.
- Місячні та квартальні звіти (за наявності річних звітів).
- Чекові книги.
- Вхідна/вихідна кореспонденція.
- Табелі обліку робочого часу, графіки відпусток та інші документи.
КРОК 4
Правильно оформлені «АКТ» та «ОПИС» затверджуються експертною комісією Вашого підприємства. Це рішення фіксується у відповідному Протоколі ЕК. Після цього «АКТ» та «ОПИС» необхідно запевнити в Державному Архіві.
І ось, коли у Вас на руках є завірений в архіві «АКТ» про виділення справ до знищення, Ви маєте юридичну підставу для знищення документів, що увійшли до цього Акту.
КРОК 5
Вам необхідно визначитися зі способом знищення документів та провести його.
Який результат я отримаю?
Виконавши всі етапи архівної обробки документів, Ви зможете:
- Законно знищити документи зі строком зберігання, що минув (уникнення повторної перевірки контролюючими органами).
- Звільнити офісний простір від непотрібних документів.
- Упорядкувати та зберегти документи з особового складу, бухгалтерську документацію тощо.
- Виконати вимоги законодавства щодо впорядкування та зберігання документів.
Чи можна просто викинути непотрібні документи?
Однозначно – НІ. Ви не маєте права просто взяти та викинути документи без завіреного архівом Акту про виділення справ до знищення.
З погляду закону це не обґрунтовано. Будь-яка подальша перевірка вимагатиме відновити незаконно знищені документи, навіть якщо їхній термін зберігання давно минув. При цьому законодавство передбачає адміністративну та кримінальну відповідальність за недобросовісне поводження з документами.
Однак Ви можете самостійно провести архівну обробку документів і лише після цього позбавитися застарілих документів. Головне — дотримуватися всіх норм архівного законодавства.
Що пропонує «АРХІВ ПЛЮС»?
Співробітники «АРХІВ ПЛЮС» самостійно проведуть весь комплекс архівних робіт безпосередньо на Вашому підприємстві.
При цьому Ви заощадите масу свого дорогоцінного часу.
- Проведемо комплексне обстеження архіву документів Вашого підприємства з полистим переглядом та відбором необхідних документів із загальної маси.
- Документи, що підлягають зберіганню, будуть переплетені в книги з дотриманням усіх стандартів архівної палітурки.
- Складемо та завіримо у ДЕРЖАРХІВІ опис справ за особовим складом.
- Складемо та завіримо в ДЕРЖАРХІВІ акт про виділення справ до знищення.
- Проведемо фактичне знищення документів із завантаженням та доставкою до місця знищення.
- Сформуємо пакет документів, що санкціонує архівну обробку на Вашому підприємстві:
- Наказ про створення ЕК
- Положення про ЕК
- Протокол засідання ЕК
- Надамо Вам повний пакет супровідних документів: договір, рахунок, акти виконаних робіт та приймально-здавальні накладні.