Навіщо створювати електронний архів?
Проблема постійного збільшення обсягів паперової документації є актуальною для будь-якого підприємства, незалежно від роду діяльності. Це суттєво ускладнює та затягує процес пошуку та аналізу інформації необхідної для прийняття рішень, а також збільшується ризик втрати оригіналів документів. Для вирішення таких проблем багато компаній запроваджують системи електронного документообігу. У цих системах створюються та зберігаються все нові документи, однак це не вирішує проблему зберігання та використання раніше створених документів на паперових носіях.
Архів документів – це інформаційний капітал компанії, джерело даних для прийняття стратегічних і тактичних рішень, необхідних для роботи сучасного підприємства. Електронний архів – це сучасний, потужний, швидкий та безпечний інструмент для роботи з інформацією, що вже давно застосовується у розвинених країнах.
Необхідність в електронному архіві
Розглянемо основні функції, які виконує електронний архів:
1. ШВИДКИЙ ПОШУК ІНФОРМАЦІЇ
За лічені секунди можна знайти документ за датою, персоналією, номером, типом і т.д. Це можна зробити самостійно, з робочого місця або ж віддалено. Після – надіслати електронною поштою, сформувати звіт, список документів. Такий підхід збільшує кількість опрацьованих запитів у період, впливає ефективність праці співробітників компанії.
2. ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ
Електронний архів допомагає відстежувати частоту звернення до документів; дає можливість проводити звіряння комплектності оригіналів; забезпечує прозорість ведення справ у віддалених підрозділах та офісах; забезпечує контроль за пересуванням, переглядом та використанням документів.
3. ЗБЕРІГАННЯ
Системність, структурованість та безпека збереження документів – основні переваги цього рішення. Створивши електронний архів, ви забезпечите збереження ваших паперових документів та отримаєте страхову копію документів на випадок безповоротної втрати (пожежі, повені, розкрадання, ненавмисне знищення, втрата). Використовуючи цифрові копії документів, кількість звернень до оригіналу знижується, а значить – ризик фізичного зносу оригіналів можна мінімізувати (не старітимуть, рватись).
4. ІНФОРМАЦІЙНА БЕЗПЕКА
Вам більше не доведеться турбуватися про можливі витоку інформації. Ви і тільки розподіляєте права доступу до інформації. При цьому система з максимальною точністю відстежує та фіксує всі дії авторизованих користувачів.
ЕТАПИ СТВОРЕННЯ
Процес створення електронного архіву зазвичай складається з усталеної послідовності етапів. Безумовно, залежно від особливостей «першоджерела», ця послідовність може змінюватися, проте найчастіше вона має такий вигляд:
Експертна оцінка архівного масиву (оцінка обсягів документації, визначення пріоритетних фондів, добір технології, узгодження регламенту взаємодії сторін);
Виконання пілотного проекту (з проведенням коригування технології);
сканування основного обсягу документів;
Виділення атрибутів документів для їх подальшого пошуку;
Впровадження та наповнення системи електронного архіву на підприємстві.
ХТО МОЖЕ СТВОРИТИ ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ?
Компанія АРХІВ ПЛЮС вже майже 20 років проводить повний спектр робіт, пов’язаних із створенням архівів будь-якої складності для найрізноманітніших організацій та підприємств.
Серед наших клієнтів: органи влади, державні підприємства, установи освіти та культури, промислові підприємства, комерційні компанії (медицина/фармацевтика, будівництво, рітейл), державні архіви.
Нам доводилося працювати: з кадровими архівами, організаційно-розпорядчими документами, фінансовою (бухгалтерською) документацією, нормативною документацією, клієнтськими досьє, зборами раритетних книг, колекціями нумізматики та фалеристики та багатьом іншим.
Увага! Послуга в стадії впровадження.