ДЕРЖАВНИМ ОРГАНІЗАЦІЯМ
Дзвінок до офісу «АРХІВ ПЛЮС». Схвильований голос у слухавці:
– «… До нас надійшов лист із зазначенням упорядкувати та передати до ДЕРЖАРХІВ документи постійного зберігання за 2009 – 2013 роки… Я тут працюю нещодавно… Що робити?»
Ви звернулися за правильною адресою!
Наш спеціаліст абсолютно безкоштовно, приїде до Вас на підприємство. Він оцінить стан Вашого архіву та надасть консультацію щодо переліку та вартості робіт необхідних для забезпечення вимог законодавства та подальшої передачі впорядкованих документів на зберігання до ДЕРЖАРХІВ. Таким чином, у Вас буде вся необхідна інформація для ухвалення рішення про те, чи проводити цю роботу самостійно, чи довірити її компанії «АРХІВ ПЛЮС». Ви зможете врахувати можливі витрати та завчасно закласти їх до бюджету витрат Вашої установи, а також ухвалити рішення про дату початку робіт.
Відразу хочемо відзначити, що подібні ситуації виникають не лише у «новачків», а й у тих, хто вже не вперше проводив архівні заходи.
Як самостійно передати документи до ДЕРЖАРХІВ?
Для тих, хто вирішив виконати роботи самостійно
Представляємо на ознайомлення приблизний порядок дій:
- Перевірити наявність НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ Вашої установи, завіреної в ДЕРЖАРХІВІ не раніше 2014 р. За відсутності такої – створити Номенклатуру справ та завірити.
- Перевірити наявність узгоджених у ДЕРЖАРХІВІ Описів документів постійного та тривалого зберігання за необхідний період (у Вас мають бути 3 та 2 екземпляри відповідно). За відсутності – провести архівну обробку документів, сформувати описи документів та завірити їх у ДЕРЖАРХІВІ.
- Зібрати переплетені книги (справи) згідно з описом, з усіх відділів та структурних підрозділів.
- Перевірити наявність усіх справ, внесених до «ОПИС».
- Перевірити відповідність назв, кількості сторінок та періоду справ тому, як вони внесені до «ОПИСУ». При невідповідності внести виправлення до «ОПИСУ».
- Перевірити коректність заповнення архівних штампів на обкладинках справ. Внести номер ФОНДУ для Вашої установи (дана інформація запитується в ДЕРЖАРХІВІ).
- Закупити архівні короби.
- Упакувати справи в архівні короби та наклеїти на короби, правильно оформлені ярлики.
- Погодити з ДЕРЖАРХІВОМ дату передачі документів.
- Підготувати супровідний пакет документів:
- Історичну довідку Вашої установи.
- Лист із проханням прийняти документи.
- Акт приймання-передачі документів.
- При необхідності – довіреність тощо.
- Організувати транспортування документів у сховище ДЕРЖАРХІВУ.
- Запастися терпінням і гарним настроєм та в призначений час з’явитися до ДЕРЖАРХІВУ.
- Передати документи на зберігання та отримати довгоочікуваний АКТ приймання-передачі.
Що пропонує «АРХІВ ПЛЮС»?
Наші спеціалісти самостійно проведуть весь комплекс архівних робіт
- Складемо НОМЕНКЛАТУРУ СПРАВ, з наступним затвердженням у ДЕРЖАРХІВІ.
- Проведемо комплексну експертизу цінності документів Вашого підприємства з поаркушним переглядом та відбором необхідних документів із загальної маси.
- Документи, що підлягають зберіганню, будуть переплетені в книги з дотриманням усіх стандартів архівної палітурки.
- Складемо описи справ постійного та тривалого зберігання, з наступним затвердженням у ДЕРЖАРХІВІ.
- Передамо до ДЕРЖАРХІВ документи, що підлягають постійному зберіганню.
- Для документів зі строком зберігання, що минув, складемо АКТ про виділення справ до знищення.
- Проведемо фактичне знищення документів з навантаженням та доставкою до місця знищення.
- Сформуємо пакет документів, що санкціонує архівну обробку на вашому підприємстві:
- Наказ про створення ЕК
- Положення щодо ЕК
- Протокол засідання ЕК
- Надаємо Вам повний пакет супровідних документів: договір, рахунок, акти виконаних робіт та приймально-здавальні накладні тощо.
Таким чином, на якому б етапі архівної обробки документів Ви не зупинилися, ми з радістю допоможемо Вам його продовжити і довести до логічного завершення, беручи на себе всі складності даної роботи.