ПІДПРИЄМСТВА В СТАДІЇ ЛІКВІДАЦІЇ
З тієї чи іншої причини Ваша організація перебуває на шляху ліквідації. Це складний процес, і одним із його фінальних етапів є отримання ДОВІДКИ з ДЕРЖАРХІВУ.
Ця довідка підтверджує, що Ваша установа передала всі необхідні документи на зберігання до ДЕРЖАРХІВУ і не має перед ним жодних зобов’язань.
Отримання цієї довідки є обов’язковим кроком для завершення ліквідаційного процесу.
Як отримати ДОВІДКУ з архіву для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА?
КРОК 1
Вам необхідно провести повну архівну обробку документів Вашого підприємства. Це важливий етап, який забезпечить впорядкованість документації відповідно до норм законодавства.
Результат:
- Опис справ за особовим складом, завірений у ДЕРЖАРХІВІ.
- Акт про виділення справ до знищення, затверджений державними архівними органами.
Ці документи забезпечать юридичну чистоту та відповідність вимогам архівного зберігання.
КРОК 2
Підготовка прошитих документів (справ) до передачі в ДЕРЖАРХІВ
Для цього Вам необхідно:
- Перевірити наявність усіх справ, внесених до «ОПИСУ».
- Звірити відповідність назв, кількості сторінок та періоду справ з даними в «ОПИСІ». При невідповідності внести виправлення.
- Перевірити правильність заповнення архівних штампів на обкладинках справ. Внести номер ФОНДУ для Вашої установи (цю інформацію можна запитати у ДЕРЖАРХІВІ).
- Закупити архівні короби.
- Упакувати справи в архівні короби та наклеїти на них правильно оформлені ярлики.
- Узгодити з ДЕРЖАРХІВОМ дату передачі документів.
- Підготувати супровідний пакет документів:
- Історичну довідку Вашої установи.
- Лист із проханням прийняти документи.
- Акт приймання-передачі документів.
- При необхідності – довіреність.
- Організувати транспортування документів у сховище ДЕРЖАРХІВУ.
- Запастись терпінням і гарним настроєм та у призначений час з’явитися до ДЕРЖАРХІВУ.
- Надіслати документи на зберігання.
КРОК 3
Отримати довгоочікувану ДОВІДКУ для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА можна протягом 1-го МІСЯЦЯ з дня передачі документів до ДЕРЖАРХІВУ.
Що ми пропонуємо?
Ви можете пройти більш простий і швидкий шлях!
Звернувшись до компанії «АРХІВ ПЛЮС», Ви протягом 2-х ТИЖНІВ отримаєте ДОВІДКУ для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА, а весь складний процес, описаний вище, за Вас пройдуть наші фахівці.
При цьому Ви заощадите масу свого дорогоцінного часу.
- Проведемо комплексну архівну обробку документів.
- Складемо опис справ з особового складу з подальшим затвердженням у ДЕРЖАРХІВІ.
- Передамо до ДЕРЖАРХІВ документи, що підлягають зберіганню, та надамо Вам довідку для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА.
- Складемо АКТ про виділення справ до знищення для документів, строк зберігання яких минув.
- За необхідності проведемо фактичне знищення документів із завантаженням та доставкою їх до місця знищення.
- Сформуємо пакет документів, що регламентує архівну обробку на Вашому підприємстві:
- Наказ про створення Експертної Комісії (ЕК).
- Положення про ЕК.
- Протокол засідання ЕК тощо.
- Надамо повний пакет супровідних документів: договір, рахунок, акти виконаних робіт та приймально-здавальні накладні.
Часті питання
Звертаємо Вашу увагу на розділ «ПИТАННЯ, ЩО ЧАСТО ЗАДАЮТЬСЯ». Тут Ви знайдете відповіді на найпоширеніші запитання:
- Ми не маємо частини документів. Чи зможемо ми отримати довідку для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА?
- Ми ліквідуємось. Навіщо нам Акт про виділення справ на знищення?
- Які документи потрібно передавати до ДЕРЖАРХІВ?
- Що робити з документами тимчасового зберігання? Чи можна їх здати до ДЕРЖАРХІВ?
- Як отримати ДОВІДКУ з архіву для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА?
- У нас жодного разу не було податкової перевірки. Чи можемо ми знищити документи?
- Чи можна просто викинути непотрібні документи?
- Як отримати АКТ щодо виділення справ до знищення?
- Як знищити документи?
- Яка відповідальність за недобросовісне поводження з документами?
- Як самостійно впорядкувати та передати документи до ДЕРЖАРХІВ?
- Ми діюче підприємство. Чи можемо ми здати документи з особового складу до ДЕРЖАРХІВУ?
Ми не маємо частини документів. Чи зможемо ми отримати довідку для ДЕРЖРЕЄСТРАТОРА?
У цій ситуації потрібно визначити, яких саме документів у Вас немає.
Якщо відсутні документи тимчасового зберігання (банківські виписки, договори, касові документи тощо), це не впливає на можливість отримання архівної довідки.
Найгірше, якщо втрачені такі документи:
- Відомості нарахування заробітної плати.
- Накази з особового складу.
- Штатний розпис.
- Картки звільнених працівників.
- Установчі документи.
- Відомості нарахування ЗП застрахованим особам (табл. №6) тощо.
Якщо втрачені ці документи, ситуація розглядається індивідуально:
- За який період відсутні документи?
- Яких саме документів немає?
- Чи є офіційні підстави для їхньої відсутності? (Наприклад, довідка про пожежу, затоплення, наказ про тимчасове припинення діяльності тощо).
У деяких випадках можна оформити Акт втрати архівних справ, але іноді доведеться відновлювати частину документів.
Наші фахівці вже працювали з багатьма випадками відсутності документів і завжди знаходили оптимальне рішення для кожної організації.