Архівне оброблення документів

За результатами експертизи виділяються чотири групи документів:

• Документи тимчасового зберігання, що підлягають знищенню документів після закінчення термінів зберігання. Термін зберігання: від 1 до 5 років.
• Документи тривалого зберігання (більше 10 років) необхідні для довідкового та практичного використання. До них належать документи, які зберігаються до повної ліквідації підприємства.

Документи з особового складу. Термін зберігання – до 75 років. До них відносяться: накази про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, особові рахунки працівників, відомості про нарахування заробітної плати працівникам тощо.

• Документи постійного терміну зберігання (до них відносять документи, що відображають основні напрямки діяльності організації: накази щодо основної діяльності, штатні розписи, річні фінансові звіти, баланси тощо) Наші фахівці визначать цінність і важливість документації вашого підприємства, а також зроблять відбір документів зі строком зберігання, що не закінчився, не мають наукової та практичної цінності. За фактом проведення експертизи цінності документів формується Опис справ за особовим складом, на справи зі строками зберігання формується Акт про виділення справ до знищення.

Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені у діловодстві справи за особовим складом (75 років зберігання), що пройшли експертизу цінності, складається архівний опис документів. Опис справ складається після завершення оформлення справ. Вона є систематизований перелік документів із зазначенням їх порядкових номерів. Вона допомагає не лише враховувати документи та забезпечувати їх збереження, а й полегшує пошук необхідних матеріалів. Категорії документів, що включаються до опису справ з особового складу:

• Накази директора з особового складу (прийом, звільнення, переміщення тощо)
• Трудові договори (контракти)
• Особисті картки звільнених працівників
• Особисті відносини звільнених працівників
• Документи щодо нарахування заробітної плати працівникам (особові рахунки, розрахункові відомості, платіжні відомості).

Ці документи є підтвердженням стажу працівника, посади, розміру заробітної плати та відрахувань до пенсійного фонду. Тому вони мають дуже важливе значення як працівників, так роботодавців. Дуже важливо, щоб ці документи збереглися в повному обсязі та були систематизовані для зручності роботи з ними. Документи з особового складу після ліквідації організації надходять зберігання у державний архів. Опис справ за особовим складом складається за встановленою формою у трьох примірниках.